Première utilisation de Vigie Factures

Votre premier contrôle, avec des factures fictives

Ce lot contient une facture sans alerte, deux copies d’une même facture et un total incohérent. Vous pourrez comparer le rapport aux PDF pour comprendre ce que le logiciel signale.

Télécharger la démo Télécharger les quatre PDF fictifs

Le lot d’exemple est gratuit et ne contient aucune donnée client. Il ne s’agit pas du logiciel : téléchargez également la démo pour l’analyser.

Préparer le dossier

  1. Téléchargez la démo pour Windows ou Linux depuis la page de téléchargement, puis extrayez son archive et lancez Vigie Factures. Le dossier du logiciel est distinct du lot de factures.
  2. Téléchargez le lot fictif et extrayez son archive. Vous trouverez un fichier LISEZ-MOI.txt et un dossier factures contenant quatre PDF.
  3. Ouvrez les PDF pour repérer les montants. Ils portent tous la mention « Exemple fictif ». Ne les ajoutez pas à votre comptabilité et ne les payez pas.

Lancer le premier contrôle

  1. Dans la rubrique Analyse, cliquez sur Choisir un dossier et sélectionnez le dossier factures extrait du lot. Ne sélectionnez pas le dossier parent ni l’archive ZIP.
  2. Pour retrouver les résultats ci-dessous, conservez les options par défaut : devise EUR, seuil de montant à 10 000 et contrôles renforcés désactivés. Le texte brut n’est pas nécessaire pour cet essai.
  3. Cliquez sur Analyser ou Contrôler les factures, selon la version. À la fin, ouvrez le rapport Excel avec Ouvrir le rapport. Il se trouve dans le sous-dossier rapports-exhia du dossier choisi.

Le bilan attendu est de quatre fichiers analysés : un sans alerte et trois à vérifier. Les deux copies sont comptées comme deux fichiers, mais forment un seul groupe de doublons.

Lire le rapport et revenir aux pièces

Dans l’onglet Factures, lisez le statut et le motif de chaque alerte. Voici le résultat attendu pour ce lot fictif. Les libellés peuvent varier selon la version ; « OK » ou « Sans alerte » signifie qu’aucune alerte automatique n’a été détectée.

Une facture sans alerte

01-facture-sans-alerte.pdf

Le PDF indique 100 € HT et 20 € de TVA, soit 120 € TTC. Les contrôles de cet essai ne relèvent pas d’incohérence.

À retenir : ce résultat ne confirme ni la réalité de la prestation ni l’accord de votre entreprise pour payer.

La même facture dans le lot

02-facture-original.pdf
03-facture-copie.pdf

Les deux PDF sont identiques et affichent chacun 240 € TTC. Ils sont tous deux à vérifier avec le code DUPLICATE_EXACT. L’onglet Doublons permet de les retrouver ensemble.

À vérifier ensuite : comparez les pièces et recherchez si cette facture a déjà été enregistrée ou payée. Le logiciel ne supprime aucune copie.

Un total à reprendre

04-facture-total-incoherent.pdf

Le PDF affiche 100 € HT et 20 € de TVA, mais 150 € TTC. L’écart est de 30 €. La facture est à vérifier avec le code TOTAL_MISMATCH.

À vérifier ensuite : relisez les montants dans le PDF. Pour une facture réelle, demandez une explication ou une pièce corrigée au fournisseur si nécessaire.

L’onglet Résumé reprend les compteurs. La somme des lignes signalées inclut les deux copies : elle ne représente donc pas un montant à payer ni une perte évitée.

Si vous ne retrouvez pas ce résultat

  • Vérifiez que le dossier choisi contient uniquement les quatre PDF du lot et que vous avez bien extrait le ZIP.
  • Un quota de démo insuffisant empêche l’analyse. Le guide ne renouvelle pas ce quota.
  • Si l’ouverture du rapport échoue, cherchez le fichier dans rapports-exhia et ouvrez-le avec Excel ou LibreOffice. La création d’un rapport n’installe pas de lecteur de classeurs sur votre poste.
  • Les contrôles portent sur le texte lu dans les PDF. Cette version n’effectue pas de reconnaissance OCR des scans. Une erreur de lecture ou des informations insuffisantes doivent être examinées, même si certains champs sont remplis.

Un résultat sans alerte ne vaut ni validation comptable ni autorisation de paiement. Le contrôle des coordonnées bancaires par rapport à un historique fournisseur ne fait pas partie de Vigie Factures.

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